Datenschutz im Mitgliederportal

Wer ist verantwortlich?

Deutsche Rheuma-Liga Landesverband Thüringen e. V.
Schwarzburger Chaussee 78, 07407 Rudolstadt
vertreten durch Haiko Jakob (Geschäftsführer)
Telefon 03672 4802555 · info@rheumaliga-thueringen.de

Datenschutzbeauftragte Person: Andreas Jung

Diese Seite beschreibt das Mitgliederportal. Für die Datenverarbeitung des Vereins insgesamt — Mitgliedschaft, Beiträge, Veranstaltungen — gilt die Datenschutzerklärung auf www.rheumaliga-thueringen.de (öffnet neues Fenster).

Welche Daten das Portal verarbeitet

Die Rechtsgrundlage ist in der Regel die Durchführung Ihrer Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wo etwas anderes gilt, steht es dabei: „lit. f“ heißt berechtigtes Interesse des Vereins (vor allem der sichere Betrieb), „lit. a“ heißt Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

Daten	Wofür · Grundlage	Wie lange
Zugangsdaten E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfsumme), Empfänger-ID, Rolle; dazu Zeitpunkt, IP-Adresse und Anzahl Ihrer Anmeldungen (jeweils der letzte Stand)	Anmeldung am Portal, Zustellung von Nachrichten, Erkennen von Missbrauch · lit. b, für den Missbrauchsschutz lit. f	solange der Zugang besteht; mit dem Ende der Mitgliedschaft ist keine Anmeldung mehr möglich
Stammdaten Name, Anrede, Mitgliedsnummer, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum, Selbsthilfegruppe	Anzeige unter „Mein Bereich“; sie stammen aus der Mitgliederverwaltung und werden hier nur gelesen. Bei der Registrierung gleichen wir einmalig Mitgliedsnummer, Geburtsdatum und Postleitzahl mit dem Bestand ab, ohne die Eingaben zu speichern · lit. b	nach den Regeln der Mitgliederverwaltung
Zugänge ohne Mitgliedschaft Vorname, Name, Gruppe und ein Vermerk zum Grund des Zugangs — für Übungsleitungen, Mitarbeitende und Kooperationspartner	Mitarbeit im Verband · lit. b bei vertraglicher Tätigkeit, sonst lit. f	solange der Zugang besteht
Nachrichten Betreff, Text, Absender, Empfänger, Zeitpunkte, Anhänge (Dateiname, Typ, Größe, Datei)	Austausch zwischen Mitgliedern und mit der Geschäftsstelle · lit. b	Entfernen Sie eine Nachricht, ist sie sofort ausgeblendet; endgültig gelöscht wird sie nach der Frist unter Aufbewahrung.
Hinweis-E-Mails Ihre E-Mail-Adresse und der Satz „Neue Nachricht im Portal“ — weder Betreff noch Text	Damit Sie nichts verpassen · lit. b; unter „Mein Bereich → Benachrichtigungen“ abschaltbar	Der Postausgang behält eine Kopie höchstens sieben Tage.
Forenbeiträge Überschrift, Text, angezeigter Name, Zeitpunkt; bei Antworten der Text	Wissensforum · lit. b	bis Sie sie entfernen oder die Geschäftsstelle sie zurücknimmt; danach wie bei Nachrichten zunächst nur ausgeblendet
Meldungen an die Geschäftsstelle geänderte Anschrift und Erreichbarkeit, Anfragen	Übernahme in die Mitgliederverwaltung · lit. b	Die Meldung wird als erledigt gekennzeichnet, bleibt aber als Nachweis der Änderung gespeichert (siehe Aufbewahrung).
Bankverbindung IBAN, BIC, Kontoinhaberin oder Kontoinhaber; dazu die Angabe, ob das Konto auf Ihren Namen läuft, und der Zeitpunkt, zu dem Sie dem Einzug zugestimmt haben	Einzug des Mitgliedsbeitrags per SEPA-Lastschrift und Nachweis der dafür erteilten Erlaubnis · lit. b	solange das Lastschriftmandat gilt, danach nach den steuer- und handelsrechtlichen Fristen des Vereins
Newsletter Zeitpunkt der An- und Abmeldung, Fassung des Textes, je Ausgabe ein Versandnachweis mit der Adresse	Zusendung des Newsletters an angemeldete Mitglieder · lit. b; Nachweis der Anmeldung · lit. f	bis zur Abmeldung; die Abmeldung selbst bleibt als Nachweis
Termine Die Terminliste stammt aus der Veranstaltungsverwaltung des Vereins. Über Sie wird dabei nichts übertragen und nichts gespeichert — das Portal liest dort nur.	Anzeige der Veranstaltungen, die der Verein öffentlich ankündigt · lit. b. Melden Sie sich zu einem Termin an, führt der Knopf „Zur Anmeldung“ auf die Website des Vereins; erst dort geben Sie Ihre Daten ein, und dort gilt deren Datenschutzerklärung.	keine Speicherung im Portal
Meldungen über Inhalte Was Sie gemeldet haben, Grund, Ihre Beschreibung, die Entscheidung der Geschäftsstelle	Meldeverfahren nach Art. 16 des Digital Services Act; Schutz der anderen Mitglieder · lit. f	als Nachweis der Bearbeitung, höchstens drei Jahre
Sperrliste Mitgliedsnummer, E-Mail-Adresse, Grund und Zeitpunkte einer Sperre für das ganze Portal	Schutz der übrigen Mitglieder vor erneuter Belästigung · lit. f	Diese Liste überlebt die Löschung eines Zugangs — sonst wäre sie wirkungslos. Mit der Aufhebung der Sperre wird sie gegenstandslos.
Anmeldeprotokoll Zeitpunkt und IP-Adresse jeder Anmeldung	Nachvollziehbarkeit bei Missbrauch des Zugangs · lit. f	90 Tage, danach automatisch gelöscht
Fehlversuche bei der Anmeldung: E-Mail-Adresse oder IP-Adresse; bei der Registrierung: Mitgliedsnummer oder IP-Adresse; jeweils mit Zeitpunkt	Bremse gegen automatisiertes Durchprobieren · lit. f	30 Minuten
Datenschutz-Vorgänge Wann die Geschäftsstelle Ihnen Auskunft erteilt, Ihren Zugang gesperrt oder Daten endgültig gelöscht hat	Rechenschaftspflicht des Vereins · Art. 5 Abs. 2 DSGVO	drei Jahre

Wer die Daten außer uns erhält

Hosting: Das Portal läuft auf Servern von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Friedersdorf, Sachsen) in Deutschland — im Auftrag des Vereins nach Art. 28 DSGVO. Der Webserver führt Protokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Adresse; sie dienen dem sicheren Betrieb (lit. f) und werden nach den Fristen des Anbieters gelöscht.
E-Mail-Versand: über die Postfächer des Vereins bei demselben Anbieter — für Hinweise, Einladungen, Passwort-Links und den Newsletter.
Maschinelle Prüfung der Forumsbeiträge: Anthropic PBC, San Francisco (USA) — nur, wenn die Prüfung eingeschaltet ist, und nur mit Ihrer Einwilligung; Einzelheiten unten.
Videos im 4B-Magazin: Vimeo Inc. (USA) — erst, wenn Sie ein Video ausdrücklich laden; Einzelheiten unter Technische Hinweise.
Die Veranstaltungsverwaltung des Vereins (vv.rheumaliga-thueringen.de) ist kein Dritter, sondern eine weitere Anwendung desselben Verantwortlichen auf demselben Server. Das Portal liest dort die Termine; es schreibt nichts hinein.
Sonst niemand. Das Portal gibt keine Daten an Dritte weiter, und es gibt keine Werbung, keine Zählpixel und keine sozialen Netzwerke.

Wer sieht, ob Sie eine Nachricht gelesen haben

Das Portal merkt sich, welche Nachrichten Sie geöffnet haben — damit Ihnen das „ungelesen“-Abzeichen und der Zähler in der Navigation überhaupt etwas anzeigen können. Diese Angabe gehört Ihnen. Wer Ihnen geschrieben hat, sieht sie nicht.

Es gibt eine Ausnahme, und die fragt vorher: Die Geschäftsstelle, die Administration und Gruppenleitungen können eine Lesebestätigung anfordern — etwa bei einem Protokoll oder einer Einladung mit Frist. Dann sehen Sie die Nachricht zunächst nur mit Betreff und Absender und werden gefragt, ob Sie einverstanden sind (Art. 6 Abs. 1 lit. a).

Sie dürfen ablehnen. Die Nachricht bleibt dann ungelesen; die absendende Person erfährt, dass Sie abgelehnt haben, damit sie Sie anders erreichen kann. Nachteile haben Sie dadurch nicht.
Sie können es sich anders überlegen — die Nachricht bleibt in Ihrem Postfach. Stimmen Sie später zu, wird die frühere Ablehnung gelöscht.
Übertragen wird nur der Zeitpunkt — kein Ort, kein Gerät, und auch nicht, wie oft Sie die Nachricht ansehen.

Maschinelle Prüfung der Forumsbeiträge

Damit im Wissensforum niemand zu Schaden kommt, kann jeder neue Beitrag nach der Veröffentlichung maschinell eingeschätzt werden. Ein Sprachmodell liest den Text und gibt eine Farbe zurück: grün, gelb oder rot. Bei Rot verschwindet der Beitrag vorläufig aus dem Forum, bis ein Mensch ihn angesehen hat.

Der Dienstleister: Das Sprachmodell betreibt zurzeit Anthropic PBC in den USA. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil der Nutzungsbedingungen seiner Programmierschnittstelle ist; die Übermittlung in die USA stützt sich auf die darin enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Der Anbieter sagt zu, die übermittelten Texte nicht zum Trainieren seiner Modelle zu verwenden. Sollten wir den Anbieter wechseln, steht der neue Name an dieser Stelle — an dem, was übertragen wird, und an Ihren Rechten ändert sich dadurch nichts.

Übertragen wird nur der Text des Beitrags. Über Sie geht nichts mit: kein Name, kein Pseudonym, keine Mitgliedsnummer, keine E-Mail-Adresse, keine IP-Adresse. Der Anbieter erfährt nicht, von wem der Beitrag stammt.
Direkte Kennzeichen nehmen wir vorher heraus. Ihr Name und Ihr Pseudonym, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kontonummern und Web-Adressen werden im Text durch Platzhalter wie „[Name]“ ersetzt, bevor er das Haus verlässt.
Was Sie über Ihre Gesundheit schreiben, bleibt stehen — anders ließe sich der Beitrag nicht prüfen. Das ist der Kern: Die Angabe wird übertragen, die Verbindung zu Ihrer Person nicht.
Gespeichert werden die Farbe, der Zeitpunkt, der Name des Modells und eine Prüfsumme des übertragenen Textes — nicht der Text und keine Begründung. Beim Anbieter bleibt in unserem Auftrag keine Kopie.
Entschieden wird von Menschen. Die Maschine löscht nichts und sperrt niemanden. Sie legt der Geschäftsstelle etwas zur Ansicht vor; nur bei Rot verbirgt sie den Beitrag vorläufig.
Fällt die Verbindung aus, bleibt alles sichtbar; die Prüfung wird später nachgeholt.

Nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Beiträge in einem Selbsthilfeforum sind Gesundheitsdaten; sie dürfen nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung so verarbeitet werden. Deshalb werden Sie bei der Registrierung gefragt. Sagen Sie Nein oder antworten gar nicht, können Sie das Forum trotzdem vollständig nutzen — Ihre Beiträge werden dann einfach nicht durchgesehen.

Jederzeit widerrufbar. Unter „Mein Bereich“ sehen Sie Ihre Entscheidung und können sie mit einem Klick zurücknehmen. Ab dann wird nichts mehr übertragen — auch nicht, was schon zur Prüfung vorgemerkt war; was vorher übertragen wurde, bleibt davon unberührt. Zeitpunkt und Fassung Ihrer Einwilligung und Ihres Widerrufs bewahren wir als Nachweis auf.

Aufbewahrung und Löschung

Entfernen Sie eine Nachricht oder einen Forenbeitrag, ist er im Portal sofort für niemanden mehr zu sehen — auch nicht für die Geschäftsstelle, es sei denn, jemand hat ihn zuvor gemeldet. Der Text bleibt zunächst noch in der Datenbank stehen, damit Antworten nicht den Beitrag verlieren, auf den sie sich beziehen, und damit die Geschäftsstelle eine versehentliche Löschung auf Nachfrage noch zurückholen kann.

Endgültig gelöscht wird 30 Tage nach dem Entfernen — selbsttätig, einmal täglich. Danach ist der Inhalt nicht mehr wiederherstellbar.

Unabhängig davon können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen — siehe Ihre Rechte.

Wer sieht was?

Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Anschrift sehen andere Mitglieder nie. Nachrichten laufen über Ihre sieben Zeichen lange Empfänger-ID. Wer Ihnen schreiben soll, braucht diese ID — Sie entscheiden, wem Sie sie geben.
Im Wissensforum ist jeder Beitrag für alle Personen mit Portalzugang lesbar, einschließlich des Namens, den Sie dort angeben. Sie dürfen dafür ein Pseudonym verwenden; Ihr richtiger Name wird dann nirgends angezeigt.
Nachrichten an eine Selbsthilfegruppe sehen alle Mitglieder dieser Gruppe, die einen Portalzugang haben. Rundschreiben sehen alle Personen mit Zugang, und zwar ab dem Tag, an dem ihr Zugang angelegt wurde.
Verteilerlisten, die für die ganze Gruppe freigegeben sind, können auch die anderen Gruppenleitungen derselben Gruppe einsehen — mit den Namen und Empfänger-IDs darin.
Die Geschäftsstelle sieht die Meldungen und Anfragen, die Sie ihr schicken, kann im Wissensforum Beiträge zurücknehmen und sieht den Text einer Nachricht, wenn deren Empfängerin oder Empfänger sie gemeldet hat.

Technische Hinweise

Das Portal setzt ein einziges Cookie für die Sitzung. Es enthält nur eine zufällige Kennung, keine persönlichen Daten, und verfällt beim Abmelden oder beim Schließen des Browsers. Ohne dieses Cookie ist keine Anmeldung möglich; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
Die Einstellungen für Farbschema und Schriftgröße speichert Ihr Browser bei sich selbst. Sie werden nicht an uns übertragen. Dasselbe gilt für den App-Speicher: Haben Sie das Portal auf dem Startbildschirm abgelegt, behält der Browser zuletzt geladene Seiten, um ohne Verbindung einen Hinweis zeigen zu können.
Das Portal bindet keine Zählpixel, keine Werbung und keine sozialen Netzwerke ein. Schriftarten und Symbole kommen von unserem eigenen Server.
Eine Ausnahme ist das 4B RHEUMA-Magazin: Die Texte holen wir aus der Redaktion und geben sie hier aus. Bilder holen wir einmalig ab, verkleinern sie und liefern sie von unserem Server — dabei erfährt niemand etwas über Sie. Tonaufnahmen und bewegte Titelbilder liegen weiterhin auf www.4b-digital.de, der Magazinplattform desselben Landesverbandes; beim Abspielen — bei einem bewegten Titelbild schon beim Öffnen der Ausgabe — übermittelt Ihr Browser dorthin seine IP-Adresse.
Steht unter einem Beitrag ein Video, liegt es bei Vimeo (USA). Es wird erst geladen, wenn Sie auf „Video laden“ klicken; dann übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse an Vimeo, und es gelten die Datenschutzhinweise von Vimeo. Wir bitten Vimeo dabei, keine Nutzungsdaten für Werbezwecke zu erheben.
Nach 30 Minuten ohne Aktivität meldet das Portal Sie automatisch ab; einige Minuten vorher fragt es, ob Sie angemeldet bleiben möchten.
Das Magazin 4B-digital und die Website des Vereins liegen außerhalb dieses Portals. Wenn Sie dorthin wechseln, gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren (Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt).

Wenden Sie sich dafür an die Geschäftsstelle: info@rheumaliga-thueringen.de oder 03672 4802555. Die Auskunft erhalten Sie als Dokument mit allen Abschnitten, auf Wunsch auch in einem maschinenlesbaren Format.

Möchten Sie Ihren Portalzugang löschen lassen? Sagen Sie uns Bescheid — Ihre Mitgliedschaft bleibt davon unberührt. Wer dieses Portal betreibt, steht im Impressum.